Quand dois-je ouvrir un nouvel établissement ?
Avant de décider s’il faut ouvrir un établissement, il faut d’abord comprendre ce que cette notion recouvre juridiquement.
Selon l’Article R123-40 du code de commerce “Est un établissement secondaire au sens de la présente section tout établissement permanent, distinct du siège social ou de l'établissement principal et dirigé par la personne tenue à l'immatriculation, un préposé ou une personne ayant le pouvoir de lier des rapports juridiques avec les tiers.”
En langage courant, un établissement correspond donc à un lieu stable, différent du siège social ou de l’établissement principal, dans lequel l’entreprise exerce réellement une activité ou dispose d’une organisation propre.
En pratique, je dois ouvrir un établissement lorsque :
|
En résumé, il faut ouvrir un établissement dès lors que le lieu est utilisé de manière régulière pour l’activité de l’entreprise, notamment lorsqu’un salarié y est rattaché ou qu’une activité économique y est effectivement exercée. À l’inverse, un simple local de stockage ou un bureau utilisé ponctuellement ne suffit généralement pas.
Comment ouvrir un établissement ?
Une fois le besoin identifié, l’ouverture d’un établissement suppose une formalité administrative auprès du registre compétent.
Ouvrir un établissement signifie le faire inscrire au registre du commerce et des sociétés, donc apparaître sur l'extrait Kbis de la société. Il sera attribué à cet établissement un numéro SIRET, dont les 9 premiers chiffres sont le numéro SIREN de la société et les 5 derniers chiffres sont propres à cet établissement.
L'ouverture d'un établissement est une décision de gestion (c’est-à-dire du ressort du dirigeant de la société).
Un titre d'occupation du local est nécessaire pour inscrire l'établissement au registre du commerce et des sociétés (par exemple, bail, convention de mise à disposition, etc.).
Concrètement, l’entreprise doit pouvoir justifier qu’elle occupe régulièrement le local concerné, puis déclarer cet établissement afin qu’il apparaisse officiellement sur son extrait Kbis.
Quelle différence entre un établissement principal, secondaire et complémentaire ?
Les termes utilisés peuvent prêter à confusion. La différence dépend principalement du rôle de l’adresse concernée et de sa localisation par rapport au tribunal compétent.
|
Tableau récapitulatif des différents établissements au sein d’une entreprise
Source : https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F35342>
* Un établissement secondaire est un établissement qui dispose de son extrait Kbis propre.
** Un établissement complémentaire est un établissement qui figure sur le même extrait Kbis que l'établissement principal.
En pratique, la distinction est importante car elle détermine la manière dont l’établissement apparaîtra sur le Kbis et les formalités à accomplir.
Quels sont les impacts fiscaux et sociaux de l'ouverture d'un autre établissement ?
L’ouverture d’un établissement peut entraîner des conséquences sociales qu’il est préférable d’anticiper dès le départ.
- Rattachement administratif de chaque salarié à chaque établissement (les incohérences peuvent être contrôlées par l’URSSAF ou être contestée comme une modification non formalisée des conditions de travail).
- Déclaration du site : un site non déclaré peut compliquer la gestion d’un accident du travail et révéler des manquements dans les obligations de sécurité (DUERP, consignes, affichages, etc.).
Elle peut également emporter des conséquences fiscales, notamment au titre de la cotisation foncière des entreprises.
- La CFE est due pour chaque établissement situé une ville différente.
Ces conséquences doivent être vérifiées au cas par cas, car elles dépendent notamment de l’adresse de l’établissement, de l’activité exercée et des salariés éventuellement concernés.
Quelles sont les précautions pratiques à anticiper pour ouvrir un établissement ?
Au-delà des formalités juridiques, l’ouverture d’un établissement entraîne plusieurs actions pratiques à ne pas oublier.
- Informer les clients, fournisseurs, salariés concernés par le nouvel établissement
- Mentionner le nom de la société sur la boite aux lettres du nouvel établissement
- Mettre en place une comptabilité analytique ou établir un budget prévisionnel ?
- Formaliser le multi-établissement pour les salariés concernés
- Obtenir ou rédiger un titre de jouissance de locaux (mise à disposition ou bail)
- Penser à assurer les locaux et l’activité exercée dans le nouvel établissement
- Ces vérifications permettent d’éviter les oublis administratifs, les difficultés avec les salariés ou les tiers, et les incohérences dans les documents de l’entreprise.
Les avocats et experts-comptables du Groupe TGS France vous accompagnent pour sécuriser les aspects comptables liés à l'ouverture de votre nouvel établissement.
Comment déménager un établissement ?
Le déménagement d’un établissement doit aussi être déclaré, car il modifie les informations officielles de l’entreprise.
À quoi faut-il penser lors du déménagement d’un établissement secondaire ou complémentaire :
- Modifier l’extrait Kbis de la société
- Nouveau numéro SIRET attribué à l’issue à prendre en compte (le numéro SIREN de votre entreprise (9 chiffres) ne change pas. En revanche le numéro SIRET (9 + 5 chiffres) va changer, car il est propre à chacun de vos établissements)
- Mettre à jour vos documents commerciaux (papier à entête, factures, devis, bons de commande, tampons…)
- Mettre à jour le logiciel de paie pour les salariés rattachés à l’établissement modifié
- Mettre à jour votre site internet s’il mentionne vos établissements
- Si un fonds de commerce est exploité dans cet établissement : notifier tous les créanciers inscrits pour qu’ils puissent suivre leur créance (Article L143-1 du Code de commerce)
Dans un article, retrouvez les conseils de nos avocats en droit des affaires pour sécuriser le déménagement du siège social
Quand et comment fermer un établissement ?
Un établissement doit être fermé lorsqu’il n’y a plus d’activité exercée à l’adresse concernée, quelle qu’en soit la cause (fin de bail, cession de fonds, transfert).
Fermer un établissement signifie le faire radier du registre du commerce et des sociétés, donc disparaître de l'extrait Kbis de la société : la fermeture doit être déclarée auprès du Guichet Unique.
La fermeture d'un établissement est une décision de gestion (c’est-à-dire du ressort du dirigeant de la société).
Au-delà des formalités juridiques, la fermeture d’un établissement entraîne plusieurs actions pratiques à ne pas oublier :
- Résilier les contrats attachés à cet établissement (bail, fourniture de fluides, terminaux de paiement, assurance)
- Rattacher les salariés à un autre établissement de la société
- Informer les clients, fournisseurs, salariés concernés par la fermeture de l’établissement
La fermeture doit donc être préparée sur le plan administratif, contractuel et social, afin que la disparition de l’établissement soit bien prise en compte par tous les interlocuteurs concernés.
Ce qu’il faut retenir
En conclusion, l’ouverture, le déménagement ou la fermeture d’un établissement ne sont pas de simples démarches administratives. Ces opérations ont des conséquences juridiques, sociales, fiscales et pratiques qu’il est important d’anticiper pour éviter les incohérences sur le Kbis, les difficultés avec les salariés ou les oublis dans les documents de l’entreprise.
Le bon réflexe consiste à se poser les bonnes questions dès qu’une activité est exercée de façon régulière à une nouvelle adresse :
- Le lieu doit-il être déclaré ?
- Quels salariés ou contrats y sont rattachés ?
- Quels documents doivent être mis à jour ?
Cette analyse préalable permet de sécuriser la situation de l’entreprise et d’assurer une gestion plus fluide de ses différents sites.
Cet article n’a pas vocation à être exhaustif : contactez nos avocats en droit des affaires pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé adapté à votre situation.
Voir plus de commentaires