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HLM : comment sécuriser votre relation avec un prestataire informatique ?

Le 28.09.2021 0 commentaires
marchés publics informatique

Tout organisme d’HLM  doit pouvoir acquérir, en toute sécurité juridique, n’importe quels matériel ou logiciel informatique ou prestations concernant son système d’information. Pour cela, certaines étapes sont indispensables à la sécurisation du projet.

1. Exprimer très précisément son besoin informatique

En premier lieu, l’organisme HLM devra très précisément définir son besoin en matière de matériels, de logiciels et/ou de prestations, avant le lancement de toute consultation.

Il s’agit d’une obligation légale dès lors que l’absence ou l’insuffisance de définition du besoin est susceptible de constituer un « manquement aux obligations de publicité et de mise en concurrence » au sens de l’article L. 551-1 du Code de justice administrative.

L’expression de ses besoins par l’Organisme d’HLM a également pour objectif de le sécuriser sur le plan pratique. En effet, en matière de projets informatiques, une expression complète et circonstanciée du besoin de l’Organisme d’HLM, permet notamment :

> aux candidats de dimensionner le projet, d’appréhender le degré de connaissance informatique de l’acheteur, de comprendre son besoin actuel et futur et d’émettre une offre adaptée aux besoins. La qualité et la pertinence des offres des soumissionnaires dépendront donc en grande partie de l’acheteur lui-même ;
> de servir de référentiel tout au long de l’exécution du projet et plus particulièrement à sa réception. À défaut d’expression claire et circonstanciée de ses besoins par l’acheteur, il lui sera plus difficile d’invoquer par la suite une inadéquation du projet à ses besoins.

Lorsque l’acheteur ne dispose pas des ressources internes lui permettant d’exprimer ses besoins, souvent techniques, nous lui recommanderons de s’adjoindre les services d’un assistant à maitrise d’ouvrage, dont il conviendra également au préalable de bien définir la mission dans un contrat (telle que par exemple la rédaction d’un cahier des charges, la participation aux réunions du Comité de pilotage, l’assistance dans la recette du projet, etc.).

2. Vérifier la procédure juridique applicable au marché

Au-delà de l’obligation légale, l’expression des besoins est un préalable indispensable à l’identification de la procédure de marché public à mettre en œuvre.

En effet, le type de procédure juridique applicable au marché dépend notamment de la valeur estimative du projet informatique. Trois types de procédures peuvent s’appliquer à un marché informatique :

> Une procédure simplifiée sans publicité ni mise en concurrence préalables ;
> Une procédure adaptée avec un formalisme allégé, mais néanmoins encadré par la règlementation ;
> Une procédure formalisée dont les étapes de consultation, d’analyse et de sélection des offres sont encadrées.

Il appartient donc à l’Organisme d’HLM de quantifier le plus précisément possible la valeur de son besoin. À ce titre, l’organisme d’HLM devra veiller à ne pas scinder artificiellement ses besoins afin de faire échapper (volontairement ou non) le marché, aux règles de publicité et de mise en concurrence. Cette estimation globale des besoins de l’organisme d’HLM suppose donc une anticipation des projets à court et moyen terme.

Pour cela, la meilleure méthode consiste à définir des schémas directeurs en matière informatique et bien entendu, à les tenir en permanence à jour de l’évolution des besoins.

3. Bien rédiger le contenu du marché

Après avoir respecté les étapes précitées, l’Organisme d’HLM devra ensuite veiller à la rédaction du marché et notamment aux documents contractuels qui y figureront.

Le Code de la commande publique ne contenant aucune énumération des documents constituant les pièces du marché, la liberté contractuelle des parties s’applique.

Lister les documents contractuels composant le marché

Les clauses du marché peuvent être déterminées par référence :

> Aux cahiers des clauses administratives générales (« CCAG »), qui fixent les stipulations de nature administrative applicables à une catégorie de marchés (ex. : CCAG-TIC, CCAG-FCS, CCAG-PI, etc.) ;
> Aux cahiers des clauses techniques générales (« CCTG »), qui fixent les stipulations de nature technique applicables à toutes les prestations d’une même nature.

Ces documents contiennent des dispositions générales et seront complétés, selon le type de procédure applicable, par des documents spécifiques et notamment par :

> un Cahier des clauses administratives particulières (« CCAP ») détaillant les conditions de paiement et d’évolution du prix, de résiliation du marché et des pénalités de retard ;
> un Cahier des clauses techniques particulières (« CCTP ») contenant les précisions techniques du projet de l’organisme d’HLM.

Hiérarchiser les documents contractuels composant le marché entre eux

Au-delà des documents composant le contrat, il conviendra de prévoir une clause destinée à organiser la hiérarchie juridique entre ces documents.

À ce titre, nous recommanderons à nos clients de bien tenir compte des spécificités du projet. En effet, il peut parfois être pertinent de conférer au mémoire technique de l’entreprise une valeur juridique supérieure à celle qui lui est attribuée habituellement en raison des spécifications qu’elle comporte et donc des engagements du prestataire (ex. : références, délais d’intervention et de rétablissement, taux de disponibilité d’une solution, etc.).

L’objectif de cette clause est d’anticiper toute difficulté d’interprétation en cas de contentieux.

Rédiger des clauses spécifiques adaptées au projet informatique

Enfin, une attention particulière devra être portée à la rédaction de clauses importantes en matière de projets informatiques et notamment relatives :

> à la titularité des droits de propriété intellectuelle ;
> au périmètre des droits d’utilisation concédés sur un logiciel (nombre d’utilisateurs par exemple et structure autorisée à exploiter un logiciel) ;
> au respect de la règlementation applicable à la protection des données personnelles ;
> à des engagements contractuels de sécurité des outils informatiques ;
> à une disponibilité du service ;
> aux modalités de la maintenance proposée par le prestataire, etc.

Cette étape de rédaction permettra d’éviter les clauses imprécises, ambigües ou sans lien avec le projet (notamment en cas de copier-coller) et de limiter les risques pour l’Organisme d’HLM, en cas de contentieux.

A retenir

Pour sécuriser son projet informatique, l’Organisme d’HLM devra veiller à :

> l’anticiper notamment en définissant des schémas directeurs ;
> bien exprimer son besoin ;
> identifier le type de procédure dont il relève ;
> porter une attention particulière à la composition et à la rédaction du marché.

Nos équipes d'avocats, juristes et consultants informatique peuvent vous assister dans le respect de toutes ces étapes.

Cet article a été rédigé en collaboration avec Cédric Duval, consultant en système d'information chez TGS France.

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